Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer u madvance.nl bezoekt, het gratis voorproefje doet, een account aanmaakt of een van onze diensten afneemt. Wij schrijven hem zo concreet mogelijk: per verwerking staat er wat wij vastleggen, waarom, op welke wettelijke grondslag en hoe lang. Waar wij met AI werken, of met gegevens van uw klanten, staat dat er letterlijk bij.
madvance is een dienst van Milkshake marketing B.V. (hierna: madvance, wij of ons), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 82618372.
Wij hebben geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Dat is voor een organisatie van onze omvang en met dit soort verwerkingen niet wettelijk verplicht (art. 37 AVG). Privacyvragen komen binnen op het adres hierboven en worden daar behandeld.
Het is belangrijk om deze twee uit elkaar te houden, want uw rechten en onze plichten verschillen per rol.
2a. Verwerkingsverantwoordelijke. Voor alles wat met uw eigen account, uw intake, uw marketingplan, uw voortgang, uw coachgesprekken en onze eigen communicatie te maken heeft, bepalen wij doel en middelen. Daar gaat het grootste deel van deze verklaring over. Het gaat dan om gegevens die over u gaan: uw contactgegevens en de bedrijfsinformatie die u ons geeft.
2b. Verwerker. Zodra er persoonsgegevens van anderen dan u in het platform terechtkomen, draait de rol om: u bepaalt dan wat daarmee gebeurt en wij voeren dat uit. U bent in die situatie de verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn uw verwerker. Dat speelt op drie plekken: de contactenlijst van de review- en nieuwsbriefmodule, een foto in de beeldbank waarop een medewerker of klant herkenbaar staat, en namen van personen die u noemt in uw intake of in een gesprek met de AI-coach.
Die twee rollen kunnen in hetzelfde scherm naast elkaar bestaan, en dat is geen slordigheid maar de aard van de dienst: uw intake is van u, maar de naam van uw contactpersoon bij een concurrent is dat niet. Praktisch betekent het dat u ons over uw eigen gegevens alles kunt vragen wat in paragraaf 10 staat, en dat u voor de gegevens van die anderen zelf het aanspreekpunt bent. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst die deel uitmaakt van onze algemene voorwaarden. Zie ook paragraaf 9.
Hieronder staat elke verwerking apart. De grondslagen verwijzen naar artikel 6 lid 1 AVG: b = uitvoering van de overeenkomst, a = toestemming, c = wettelijke verplichting, f = gerechtvaardigd belang.
4.1 Account en inloggen
Gegevens: e-mailadres, versleuteld opgeslagen wachtwoord (hash), voornaam als u die invult, tijdstip van
aanmaken en laatste login, en technische accountkenmerken zoals uw toegangsrechten.
U kunt ook inloggen met uw Google-account. Kiest u daarvoor, dan stuurt uw browser u
eerst naar Google en krijgen wij daarna uw e-mailadres, uw naam en de bevestiging dat Google u heeft
herkend; wij ontvangen uw wachtwoord niet en slaan er ook geen hash meer van op. Google ziet daarbij dat u
bij ons inlogt, en op dat moment gelden ook de eigen voorwaarden en het privacybeleid van Google. Gebruikt
u hetzelfde e-mailadres als bij een bestaand account, dan komt u in uw eigen omgeving terecht en ontstaat
er geen tweede account.
Doel: u toegang geven tot het platform, u herkennen en uw gegevens afschermen van andere gebruikers.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (b). Zonder account kunnen wij de dienst niet leveren.
4.2 Het intakeformulier en tussentijds opgeslagen concepten
Gegevens: de antwoorden op de intakevragen. Dat is grotendeels bedrijfsinformatie (bedrijfsnaam, sector,
teamgrootte, geschatte jaaromzet, marketingbudget, doelgroep, concurrenten, kanalen, doelen, merkwaarden,
seizoenspatronen) en daarnaast uw contactgegevens. Alleen uw e-mailadres is verplicht: daar sturen wij
uw plan heen. Een telefoonnummer mag u invullen zodat wij u kunnen bereiken als er iets
onduidelijk is, maar het hoeft niet: wij nemen standaard per e-mail contact op.
Optioneel uploadt u een logo (png, jpg of svg, maximaal 5 MB).
Vult u de intake niet in één keer af, dan bewaren wij een concept, zodat u op een ander moment of een ander
apparaat verder kunt. Dat concept wordt gewist zodra u de intake definitief indient.
Doel: het opstellen van uw marketingplan en u kunnen bereiken over dat plan.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (b).
U bent vrij om optionele vragen over te slaan. Wij vragen niet naar bijzondere categorieën persoonsgegevens
(zoals gezondheid, religie of politieke voorkeur) en hebben die ook niet nodig. Zie paragraaf 13 voor wat wij
van u verwachten als u toch gevoelige informatie zou willen invullen.
4.3 Automatische analyse van websites
Gegevens: de openbaar toegankelijke tekst van uw eigen website en van de websites van de concurrenten die
u zelf in de intake opgeeft. Wij lezen maximaal een beperkt aantal pagina's per adres.
Doel: het plan baseren op wat er werkelijk op die sites staat, in plaats van op aannames.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (b) voor uw eigen site,
gerechtvaardigd belang (f) voor de door u opgegeven concurrentensites. Ons belang is een
onderbouwde analyse; wij lezen uitsluitend openbaar gepubliceerde bedrijfsinformatie, omzeilen geen
inlogschermen en slaan die tekst niet los op als profiel van een persoon.
Staat er op zo'n website persoonsgegevens (bijvoorbeeld de naam van een eigenaar op een over-ons-pagina), dan
komen die alleen als losse tekst in de analyse terecht en niet in een apart bestand.
Die gegevens krijgen wij niet van de betrokkene zelf, en dan moeten wij die persoon in beginsel informeren
(art. 14 AVG). Wij doen dat niet actief: wij kennen geen contactgegevens van die persoon en zouden die
eerst apart moeten opzoeken en vastleggen om hem te kunnen bereiken. Dat zou meer gegevens over hem
opleveren dan de verwerking zelf, en het gaat om een enkele naam die openbaar op zijn eigen bedrijfssite
staat. Wij doen daarom een beroep op de uitzondering van art. 14 lid 5 sub b AVG (onevenredige inspanning)
en publiceren deze uitleg in plaats daarvan. Bent u zo'n persoon en wilt u weten of uw naam ergens in een
analyse voorkomt, of wilt u daar bezwaar tegen maken, dan kan dat via
hallo@madvance.nl.
4.4 Het marketingarchetype (profilering)
Gegevens: uw antwoorden op de merkvragen.
Doel: hieruit leiden wij automatisch een van twaalf marketingarchetypen af, dat de toon en de invalshoek van
uw plan bepaalt.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (b).
Dit is profilering in de zin van de AVG, maar geen besluit met rechtsgevolg of vergelijkbaar aanzienlijk
effect als bedoeld in artikel 22 AVG: het is een adviesgegeven over stijl. U krijgt het voorstel te zien en
kunt het zelf wijzigen of vervangen voordat het plan wordt gemaakt. Zie ook paragraaf 8.
4.5 Het genereren van het marketingplan met AI
Gegevens: uw intakeantwoorden, het gekozen archetype en de onder 4.3 opgehaalde websiteteksten.
Doel: het opstellen van uw marketingplan.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (b).
Deze gegevens worden als opdracht verstuurd naar de Claude-API van Anthropic. Anthropic verwerkt ze
uitsluitend om die opdracht uit te voeren en gebruikt zakelijke API-invoer niet om AI-modellen te trainen.
Wij hebben met Anthropic een verwerkersovereenkomst gesloten. Zie paragraaf 7 voor de details over AI.
Daarna loopt het plan door een geautomatiseerde taalcontrole. Daarvoor wordt een Nederlands woordenboek
opgehaald bij een openbare softwarebibliotheek en worden de gemarkeerde woorden nogmaals aan de Claude-API
voorgelegd.
4.6 De AI-coach en het platform
Gegevens: uw marketingplan, de berichten die u in de coach typt, uw gespreksgeschiedenis (opgeslagen als
losse gesprekken), welke taken u hebt afgevinkt of weggestreept, welke taken u op een dag hebt gepland,
eigen agenda-afspraken, ingevulde KPI-cijfers en nulmetingen, check-ins, kwartaalreflecties, afspraken die u
met de coach maakt, weggeklikte suggesties, duim-omhoog of duim-omlaag op een antwoord met de reden die u
erbij zet, en welke vervolgstap u koos bij de vraag hoeveel tijd u hebt.
Doel: advies geven dat aansluit op uw plan en uw voortgang, en voorkomen dat de coach dingen voorstelt
die u al hebt gedaan of net hebt afgewezen.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (b).
In de interface is altijd zichtbaar dat u met een AI-systeem praat. De berichten gaan naar de Claude-API van
Anthropic en worden daar niet voor modeltraining gebruikt.
4.7 Zoeken op internet door de coach
Deze functie staat aan. Bij vragen over de markt, concurrenten of actualiteit kan de coach een beperkt
aantal zoekopdrachten uitvoeren via de zoekfunctie van Anthropic. De zoekterm die
daarbij wordt gebruikt kan afgeleid zijn van uw vraag en uw branche. Zet dus geen vertrouwelijke of
herleidbare informatie in een vraag waarvan u niet wilt dat die in een zoekopdracht terechtkomt.
De zoekaanbieder achter die functie is een onderaannemer van Anthropic en staat op de subverwerkerslijst
die Anthropic publiceert; wij hebben er zelf geen aparte overeenkomst mee. Wij sturen zelf geen
gebruikersgegevens naar die partij.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (b).
4.8 Content Studio, huisstijl en logo's
Gegevens: uw huisstijlgegevens (merkkleuren, lettertypen, slogan, merkomschrijving, doelgroep, kernwaarden,
toon van stem en merkpersoonlijkheid), uw logobestanden, de foto's die u in uw beeldbank zet, de
concepten die u bewaart (met de volledige tekst en het beeld erbij), de beelden bij content die u
inplant, en van elk stuk content dat u laat maken een korte samenvatting (type, kanaal, onderwerp en
datum) voor het geheugen van de coach.
Doel: content maken die klopt met uw merk, en voorkomen dat de coach hetzelfde onderwerp opnieuw
voorstelt.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (b).
Logo's, foto's en ingeplande beelden staan in afgeschermde opslagmappen die per account zijn
afgesloten. In het geheugen van de coach staat alleen die korte samenvatting en niet de volledige
tekst; de volledige tekst van een concept blijft wel bij het concept zelf bewaard, zodat u het later
kunt heropenen.
Leest u een merkboek in als PDF, dan wordt dat bestand eenmalig naar de Claude-API gestuurd om er een
voorstel uit af te leiden. Het bestand zelf slaan wij niet op.
4.9 Startpakket en helpdesk
Gegevens: voor het startpakket uw intakegegevens; voor de AI-helpdesk de vraag die u stelt.
Doel: standaardteksten voor uw bedrijf opstellen, en platformvragen direct beantwoorden.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (b). De helpdesk krijgt bewust geen toegang tot uw plan
of uw intake: hij beantwoordt alleen vragen over het gebruik van het platform.
4.10 E-mail die wij aan u sturen
Gegevens: e-mailadres, naam of bedrijfsnaam, en de inhoud die bij dat bericht hoort.
Doel: bevestiging na de intake, bericht dat uw plan klaarstaat, wachtwoordherstel, betaal- en
factuurberichten. Daarnaast, als u een coachabonnement hebt of uw gratis proefperiode gebruikt: de wekelijkse briefing, herinneringen aan
afspraken die u zelf maakte, het maandrapport, de weekmail met uw taken en een seintje op de dag dat u een
bericht had ingepland.
Daarnaast sturen wij u eenmaal per kwartaal een bericht over uw kwartaalreview, en, alleen als u
die schakelaar zelf aanzet, de madvance-nieuwsbrief met tips, nieuwe functies en aanbiedingen
(ongeveer één keer per maand).
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (b) voor transactionele berichten,
gerechtvaardigd belang (f) voor de coachmails en de kwartaalreview-mail, en
toestemming (a) voor de nieuwsbrief. Die laatste schakelaar staat standaard uit:
u krijgt de nieuwsbrief pas nadat u hem zelf hebt aangezet, en u kunt hem op elk moment weer uitzetten.
Dit is dezelfde mailing als de tips waarvoor u bij het gratis voorproefje toestemming kunt geven
(paragraaf 4.13). Maakt u later een account aan, dan begint de schakelaar in uw account uit,
ook als u die tips eerder had aangevinkt: uw account is een nieuwe plek waar u de keuze zelf maakt, en wij
nemen liever een keuze te weinig over dan een te veel. Meldde u zich als lead aan, dan blijft die
aanmelding gewoon staan tot u zich daar afmeldt.
Wij meten of er op een link is geklikt. De links in onze mail lopen daarvoor via een
omleiding van onze mailleverancier, die registreert dát er is geklikt en op welke link. Zo zien wij welke
onderwerpen nuttig blijken. Wij gebruiken geen leesbevestiging: er zit geen onzichtbaar
beeldje in onze mail dat meet of en wanneer u hem opende. Grondslag voor het meten van kliks is
gerechtvaardigd belang (f), en u kunt daar bezwaar tegen maken via
hallo@madvance.nl.
In elke mail staat een afmeldlink en bij Mijn account, Notificaties kunt u alles per soort
aan- en uitzetten, behalve de berichten over uw account zelf (wachtwoord, facturen,
bericht dat uw plan klaarstaat): die horen bij de dienst en blijven staan zolang u een account hebt.
Afmelden voor de coachmails of de nieuwsbrief raakt die berichten dus niet.
4.11 Betalingen en facturatie
Gegevens: naam, e-mailadres, het afgenomen product, betaalstatus, klantnummer bij onze betaaldienst en de
looptijd van een abonnement.
Doel: de betaling afhandelen, u toegang toekennen en onze administratie voeren.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (b) en wettelijke verplichting (c).
De betaling zelf verloopt volledig bij Stripe. Er staat geen betaalveld op madvance.nl en wij zien of
ontvangen uw kaartnummer, rekeningnummer of andere betaalgegevens niet. Stripe is voor het betaalverkeer
zelf een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke en past daarop zijn eigen privacybeleid toe. Wij bewaren
facturatiegegevens zeven jaar vanwege de fiscale bewaarplicht (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).
4.12 Contactformulier en aanvragen vanuit het platform
Gegevens: naam, e-mailadres, eventueel bedrijfsnaam en de inhoud van uw bericht of aanvraag.
Doel: uw vraag beantwoorden en, bij een aanvraag, de gevraagde dienst in gang zetten.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (b) bij klanten, gerechtvaardigd belang (f) bij
overige vragen. Ons belang is bereikbaar zijn en vragen kunnen afhandelen.
Om misbruik van het publieke formulier te voorkomen gebruiken wij Cloudflare Turnstile, een botcontrole
zonder klikpuzzel.
4.13 Het gratis voorproefje
Gegevens: uw e-mailadres, uw antwoorden op de korte test en het archetype dat daaruit volgt.
Doel: u het gevraagde profiel en het voorbeeldplan toesturen.
Grondslag: uitvoering van uw verzoek (b): u vraagt zelf om die e-mail.
Daar staat één los vinkje buiten, en dat is optioneel: toestemming voor nieuws, aanbiedingen en andere berichten van madvance. Zonder dit vinkje krijgt u alleen de mail die u vroeg en verder niets. Vinkt u het aan, dan leggen wij vast welke
toestemmingstekst u precies hebt aangevinkt en in welke versie, zodat later na te gaan is waar u ja tegen
zei. Grondslag: toestemming (a), art. 11.7 Telecommunicatiewet. Intrekken kan met de afmeldlink in
elke mail.
Wij bieden uw e-mailadres niet aan als advertentiedoelgroep bij Google, Meta of een ander platform, en er is
dus ook geen vinkje waarmee u dat aanzet. Zou dat ooit veranderen, dan vragen wij daar apart om en passen
wij deze verklaring vooraf aan.
4.14 Websitestatistieken
Gegevens: paginabezoeken, sessieduur, apparaat- en browsertype, bij benadering de regio, en een van uw
browser afgeleide identificatie.
Doel: begrijpen welke pagina's werken en waar bezoekers afhaken.
Grondslag: toestemming (a). Google Analytics wordt pas geladen nadat u in de cookiebanner op
"Alles accepteren" hebt geklikt, of onder "Wijzigen" de schakelaar Statistieken hebt aangezet. Doet u geen
van beide, dan wordt het script niet geladen en verlaat er niets uw browser. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via de link Cookievoorkeuren onderaan de
pagina.
Wij gebruiken Google Analytics 4. Daarin worden IP-adressen niet opgeslagen en niet in de rapportage
getoond. De bewaartermijn staat bij ons op de kortste stand die Google aanbiedt voor gebeurtenisgegevens
(2 maanden); gebruikersgegevens worden maximaal 14 maanden bewaard.
4.15 Beveiliging, misbruikpreventie en verbruik
Gegevens: IP-adres en technische verzoekgegevens voor tijdelijke bezoeklimieten, foutmeldingen van onze
AI-functies (waarin bewust geen vraag of antwoord van een gebruiker wordt opgeslagen, alleen de functie, de
foutsoort en een korte omschrijving), en per gebruiker het aantal verzoeken en de bijbehorende verwerkte
hoeveelheid AI-tekst.
Doel: de dienst beschermen tegen misbruik en overbelasting, storingen kunnen opsporen en de kosten per
gebruiker begrenzen.
Grondslag: gerechtvaardigd belang (f). Ons belang is een werkende, betaalbare en veilige dienst voor
alle gebruikers.
4.16 Vastleggen waar u mee akkoord gaat
Gegevens: welk akkoord u gaf, wanneer, de letterlijke tekst die op dat moment op uw scherm stond, de versie
van het document waar het over ging, en langs welke weg u het gaf (registratieformulier, inloggen met
Google, cookiemelding of betaalmuur).
Doel: kunnen aantonen dat u akkoord ging. Dat gaat om deze momenten: de algemene voorwaarden en de
privacyverklaring bij het aanmaken van uw account, uw keuze in de cookiemelding, de zin waarmee u bij een betaling instemde (bij het abonnement op de AI-coach onder meer dat het elke maand
doorloopt tot u het opzegt), het aan- en uitzetten van de madvance-nieuwsbrief bij uw
accountinstellingen, uw toestemming voor tips bij het gratis voorproefje (paragraaf 4.13,
ook zonder account) en uw verklaring bij het importeren van een eigen contactenlijst (paragraaf 9).
Grondslag: wettelijke verplichting (c) en gerechtvaardigd belang (f). Bij toestemming legt
art. 7 lid 1 AVG de bewijslast uitdrukkelijk bij ons.
Over dat derde moment nog dit. Wij leveren uitsluitend zakelijk, en een zakelijke afnemer heeft geen
wettelijk herroepingsrecht van veertien dagen (zie artikel 2.3 van de voorwaarden). Wat wij vastleggen is
dus precies de zin die bij de betaling op het scherm stond. Bij het abonnement op de AI-coach is dat dat u
hierna een account aanmaakt en de intake invult, dat uw plan daarna wordt geschreven en dat het abonnement
elke maand doorloopt tot u het opzegt. Bij een marketingplan dat vóór 10 november 2026 los werd gekocht, was
dat dat u wilde dat wij meteen begonnen. Tot 9 september 2026 stond daar een tweede zin bij, waarin u
verklaarde afstand te doen van uw bedenktijd; die vroegen wij ten overvloede, en hij is weggehaald omdat hij
ging over een recht dat u als zakelijke afnemer niet heeft en omdat hij in de weg zat van de
tevredenheidsgarantie op dat plan, die óók veertien dagen loopt. Die garantie staat hier los van: zie
artikel 13 van de algemene voorwaarden.
Deze regels zijn onveranderlijk zolang wij ze bewaren: zolang een regel bestaat kan hij
niet worden gewijzigd of verwijderd, ook niet door ons. Verandert u van gedachten, dan komt daar een nieuwe
regel bij en blijft de oude staan. Een logboek dat achteraf bij te werken is bewijst immers niets. Aan het
einde van de bewaartermijn in paragraaf 5 vervalt de hele regel; hij wordt dus wel opgeruimd, alleen nooit
onderweg aangepast. Wij leggen hierbij bewust geen
IP-adres en geen browsergegevens vast: elke regel hangt al aan uw account, en dat is een sterker bewijs dan
een IP-adres dat elke week verandert.
Uw cookiekeuze leggen wij alleen vast als u een account hebt; die van een bezoeker zonder
account blijft in zijn eigen browser staan en komt niet bij ons terecht. Voor de andere momenten hierboven
geldt dat niet: laat u bij het voorproefje uw e-mailadres achter, dan hoort de toestemming die u daar geeft
bij dat adres en leggen wij hem wel vast, ook zonder account. U kunt uw eigen regels opvragen via hallo@madvance.nl.
4.17 De chat op onze website
Gegevens: uw vraag en ons antwoord, een willekeurig sessienummer waarmee de beurten van één gesprek bij
elkaar horen (dat nummer bestaat alleen zolang het tabblad openstaat en wordt niet in uw browser bewaard), of het gesprek naar een mens is doorverwezen, en het verbruik van het AI-model (aantal
tokens en de kosten). Laat u in dat gesprek uit eigen beweging uw e-mailadres achter omdat u iets
toegestuurd wilt krijgen of teruggebeld wilt worden, dan bewaren wij dat adres apart, met dezelfde
bewaartermijn en dezelfde grondslag als in paragraaf 4.13: uitvoering van uw verzoek. Wij zetten u
daarmee niet op een mailinglijst; daarvoor is een aparte, uitdrukkelijke toestemming
nodig die wij in de chat niet vragen.
Doel: bezoekers die nog geen klant zijn direct antwoord geven op vragen over het product, de prijs en de
voorwaarden, hen naar de juiste pagina brengen en de kosten van die functie kunnen bewaken.
Grondslag: gerechtvaardigd belang (f). Ons belang is een bezoeker snel en juist kunnen
informeren; het gaat om een gesprek dat u zelf begint en waar u zelf bepaalt wat u typt.
Deze chat is bereikbaar zonder account. Uw vraag wordt voor het opstellen van het
antwoord doorgestuurd naar Anthropic (zie paragraaf 6); die gebruikt hem niet om modellen te trainen. Wij
leggen hierbij geen IP-adres vast. Wij vragen u ook niet om persoonsgegevens: typ er dus
geen gegevens in die u niet kwijt wilt, en zeker geen gegevens van iemand anders. De gesprekken worden na
90 dagen automatisch verwijderd. Vraagt u in het gesprek om een mens, dan sturen wij dat gesprek door naar
ons team en wordt het vanaf dat moment een contactbericht met de bewaartermijn die daarvoor in paragraaf 5
staat; de kopie in de chat zelf verdwijnt gewoon na 90 dagen.
In de chat is altijd zichtbaar dat u met een AI-systeem praat en niet met een medewerker; dat staat in het
venster zelf. Voor vragen over het platform als u al klant bent, is er een aparte helpdesk; zie paragraaf
4.9.
4.18 Uw antwoord inspreken in plaats van typen
Bij de open vragen van het intakeformulier staat een knop waarmee u uw antwoord kunt inspreken. Drukt u
daarop, dan vraagt uw browser eerst toestemming voor de microfoon en zet daarna uw spraak om in tekst. Die
omzetting is een functie van uw browser en niet van ons: wij ontvangen de opname
niet en bewaren die dus ook niet. Wat wij krijgen is alleen de tekst die in het antwoordveld
verschijnt, en die valt vanaf dat moment onder paragraaf 4.2.
Wat u wel moet weten: de meeste browsers doen die herkenning niet op uw apparaat zelf. Chrome en Edge
sturen het geluid naar de spraakdiensten van Google, Safari naar die van Apple. Die partijen bepalen zelf
wat zij daarmee doen; wij hebben daar geen invloed op en zijn daarvoor niet de verwerkingsverantwoordelijke.
Het gebeurt uitsluitend zolang u de opname zelf hebt gestart, en het stopt zodra u op stop drukt of naar de
volgende vraag gaat.
Grondslag: toestemming (a). U geeft die twee keer, namelijk door zelf op de knop te drukken en
door uw browser toegang tot de microfoon te geven. U kunt de toestemming altijd weer intrekken via de
instellingen van uw browser.
Inspreken is nooit verplicht en nooit nodig: elk antwoord kunt u gewoon typen. Wilt u niet dat er geluid
naar Google of Apple gaat, gebruik de knop dan niet. De knop verschijnt alleen als uw browser
spraakherkenning ondersteunt; in browsers die dat niet doen, zoals Firefox, ziet u hem niet.
4.19 Wat wij met uw duim omhoog of omlaag doen
Geeft u een antwoord van de coach een duim omlaag, dan komt dat oordeel, met de reden die u erbij typt,
terug in uw eigen gesprekken: de coach ziet welke antwoorden u eerder niet bruikbaar vond
en houdt daar rekening mee. Wij gebruiken de inhoud van uw gesprekken niet om onze dienst voor andere
klanten te verbeteren en delen die niet met anderen; dat staat ook zo in artikel 6.6 van de algemene
voorwaarden. Wat wij wel bekijken zijn de aantallen: hoeveel duimen omhoog en omlaag er in totaal zijn,
zonder de inhoud erbij, zodat wij zien of de coach beter of slechter wordt.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (b).
4.20 Advertenties op sociale media op u afstemmen
Laat u bij het gratis voorproefje uw e-mailadres achter, dan staat daar een apart vinkje bij waarmee u
ons toestemming kunt geven om dat adres te gebruiken voor advertenties op sociale media. Kruist u dat
aan, dan kunnen wij uw adres versleuteld (gehasht) doorgeven aan een advertentieplatform
zoals Meta of Google. Die platforms vergelijken die versleutelde waarde met hun eigen gegevens en kunnen
u dan onze advertentie tonen, of juist niet meer tonen als u al klant bent. Wij geven uw adres nooit
leesbaar door, en het platform mag het alleen voor deze vergelijking gebruiken. Dit vinkje staat
uit; u krijgt de mail waar u om vroeg ook zonder het aan te kruisen, en het staat los van
het vinkje voor onze e-mails. Wij leggen vast welke tekst u aankruiste en wanneer. Intrekken kan altijd
via hallo@madvance.nl; daarna halen wij u bij de volgende bijwerking uit de lijst bij het platform.
Grondslag: toestemming (a), artikel 6 lid 1 sub a AVG.
4.21 Waar u vandaan kwam toen u ons vond
Komt u binnen via een link met herkomstlabels erin (bijvoorbeeld vanuit een advertentie of een
nieuwsbrief), dan bewaren wij die labels bij uw aanvraag: de bron, het soort verkeer en de naam van de
campagne. Dat zijn geen gegevens over u maar over de link waarop u klikte, en wij gebruiken ze uitsluitend
om te zien welke kanalen bezoekers opleveren. Tijdens uw bezoek staan ze in de tijdelijke opslag van uw
browser (sleutel mad_herkomst), die verdwijnt zodra u het tabblad sluit.
Grondslag: gerechtvaardigd belang (f), namelijk weten welke marketinginspanningen werken.
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Waar de wet een termijn voorschrijft, volgen wij die.
| Gegevens | Bewaartermijn | Reden |
|---|---|---|
| Account | Tot 30 dagen na opzegging of een verzoek tot verwijdering. Gebruikt u uw account 24 maanden lang niet, dan krijgt u daarover een e-mail en verwijderen wij het 30 dagen later; logt u binnen die termijn in, dan blijft alles staan | Uitvoering overeenkomst en opslagbeperking (art. 5 lid 1 sub e AVG) |
| Intake en concept-intake | Zolang uw account bestaat, daarna 30 dagen. Een concept vervalt bij indienen | Uitvoering overeenkomst |
| Marketingplan en bijgesteld actieplan uit de Kwartaalreview | Zolang uw account bestaat, daarna 30 dagen | Uitvoering overeenkomst |
| Coachgesprekken | Maximaal 15 gesprekken per account, elk maximaal 24 berichten. Ouder werk schuift er automatisch uit | Uitvoering overeenkomst |
| Voortgang, KPI's, agenda en check-ins | Zolang uw account bestaat, daarna 30 dagen | Uitvoering overeenkomst |
| Huisstijl en logobestanden | Zolang uw account bestaat, daarna 30 dagen | Uitvoering overeenkomst |
| Samenvattingen van gemaakte content | Zolang uw account bestaat, daarna 30 dagen | Uitvoering overeenkomst |
| Facturatie en betaalgegevens | 7 jaar | Fiscale bewaarplicht (art. 52 AWR) |
| Contactberichten en aanvragen | 18 maanden, daarna automatisch verwijderd | Gerechtvaardigd belang |
| Vastgelegde toestemming voor de nieuwsbrief | 24 maanden na het aan- of uitzetten, en sowieso zodra uw account wordt verwijderd | Kunnen aantonen dat u die toestemming zelf gaf of introk (art. 7 lid 1 AVG). Dezelfde termijn als bij de cookiekeuze: het is toestemming die losstaat van de overeenkomst |
| Gesprekken met de chat op de website | 90 dagen, daarna automatisch verwijderd | Gerechtvaardigd belang: lang genoeg om te zien welke vragen bezoekers stellen en om misbruik te herkennen, kort genoeg om vrije tekst van een onbekende bezoeker niet te blijven bewaren |
| Voorproefje-leads zonder toestemming voor tips | 6 maanden, daarna automatisch verwijderd | Uitvoering van uw verzoek. Het toesturen zelf is binnen enkele minuten klaar; wij houden de regel daarna nog kort om te kunnen zien of een mail is aangekomen, om dubbele aanvragen te herkennen en om misbruik van het formulier tegen te gaan |
| Voorproefje-leads met toestemming voor tips | Tot intrekking van de toestemming, daarna verwijderd op een uitschrijflijst | Toestemming |
| Akkoord op de voorwaarden en op directe levering | 7 jaar, of korter als uw account eerder wordt verwijderd | Even lang als de bijbehorende factuur (art. 52 AWR) |
| Vastgelegde cookiekeuze bij uw account | 24 maanden, of korter als uw account eerder wordt verwijderd | Verantwoordingsplicht (art. 7 lid 1 AVG) |
| Google Analytics | Gebeurtenisgegevens 2 maanden, gebruikersgegevens 14 maanden | Toestemming |
| Bezoeklimieten en misbruikpreventie | Het telvenster is hooguit 24 uur; de regel zelf wordt dagelijks opgeruimd zodra hij ouder is dan 48 uur, en is dus uiterlijk 72 uur na het laatste verzoek weg | Gerechtvaardigd belang |
| Foutmeldingen AI-functies | Maximaal 90 dagen | Gerechtvaardigd belang |
| Verbruiksadministratie AI | Per maand, maximaal 24 maanden | Gerechtvaardigd belang en administratie |
| Back-ups | Maximaal 30 dagen, daarna overschreven | Continuïteit |
Verwijderen wij gegevens op uw verzoek, dan verdwijnen ze uit de actieve omgeving. Uit back-ups verdwijnen ze zodra die volgens het schema hierboven zijn overschreven; in de tussentijd worden back-ups niet gebruikt om gegevens terug te zetten anders dan bij een storing.
Wij verkopen uw gegevens niet en verhandelen ze niet. Wij schakelen wel dienstverleners in die namens ons of naast ons een deel van de verwerking doen. Met de partijen die voor ons als verwerker optreden hebben wij een verwerkersovereenkomst.
Verwerken wij gegevens als verwerker voor u (zie paragraaf 2b en 9), dan zijn de partijen die daarbij worden ingeschakeld uw subverwerkers. Dat zijn er drie: Supabase (opslag), Anthropic (het opstellen van teksten uit vrije tekst die u invoert), Cloudflare (het aansturen van dat model tijdens de plangeneratie, waarbij de tekst van uw intake hun servers passeert) en Resend (het verzenden van uw nieuwsbrief- en reviewmails). Dit is de actuele lijst waarnaar artikel 17.9 van de algemene voorwaarden verwijst; wij melden het u als daar een partij bij komt of wordt vervangen.
| Partij | Waarvoor | Rol | Waarborg |
|---|---|---|---|
| Supabase Pte. Ltd. (Singapore) | Database, inloggen, bestandsopslag, uitvoeren van serverfuncties | Verwerker | Verwerkersovereenkomst met modelcontractbepalingen (SCC's). De database zelf staat in de EU-regio Ierland; logbestanden, ondersteuning en onderliggende dienstverleners kunnen buiten de EER verwerken |
| Anthropic Ireland, Limited | Genereren van plan, coach, content, helpdeskantwoorden en de antwoorden van de chat op onze website (Claude) | Verwerker | Verwerkersovereenkomst met SCC's. Zakelijke API-invoer wordt niet gebruikt voor modeltraining |
| Cloudflare, Inc. | Hosting van de website, beveiliging tegen bots en overbelasting, en het aansturen van het AI-model tijdens het opstellen van uw plan (daarbij passeert de tekst van uw intake hun servers) | Verwerker | Verwerkersovereenkomst met SCC's en EU-VS Data Privacy Framework |
| Plus Five Five, Inc. (Resend) | Verzending van onze e-mail | Verwerker | Verwerkersovereenkomst met SCC's en EU-VS Data Privacy Framework |
| Stripe Payments Europe, Limited | Betalingen, abonnementen, facturen en het klantportaal | Zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor het betaalverkeer | Gevestigd in Ierland. Op het betaalverkeer geldt het privacybeleid van Stripe |
| Google Ireland Limited | Websitestatistieken (alleen na toestemming), inloggen met een Google-account (als u daarvoor kiest) en het laden van een eigen merklettertype in de Content Studio | Verwerker voor de statistieken; voor het inloggen en het lettertype alleen ontvanger van een verzoek uit uw browser | Verwerkersovereenkomst met SCC's en EU-VS Data Privacy Framework. De lettertypen van de site zelf laden niet meer bij Google: die staan sinds 5 september 2026 op onze eigen server, zodat een gewoon bezoek geen enkel verzoek naar Google stuurt. Er is nog één uitzondering, en die ziet u alleen als klant: kiest u in de Content Studio een eigen lettertype voor uw merk, dan haalt uw browser dat bestand wel bij Google op, omdat u daar elke naam kunt invullen en wij die niet vooruit kunnen klaarzetten. Grondslag daarvoor is uitvoering van de overeenkomst (b), net als voor het inloggen met Google. Er wordt in beide gevallen geen cookie van ons geplaatst |
| DiceBear (api.dicebear.com) | Het tekenen van de portretjes bij de persona's in sectie 3 van uw plan | Ontvanger van een verzoek uit uw browser | Wij sturen geen gegeven van u of van uw klanten mee: de tekening wordt opgebouwd uit een verzonnen voornaam. Uw browser haalt het plaatje wél zelf daar op, en daarbij is uw IP-adres voor die partij zichtbaar. Is de dienst onbereikbaar, dan toont het plan een letter |
| Google (Places) | Alleen als u de reviewmodule gebruikt: het aantal reviews en de score bij uw bedrijfsvermelding ophalen | Ontvanger van een bedrijfsidentificatie | Er gaan geen persoonsgegevens van uw klanten naar deze dienst |
| Meta (Facebook, Instagram) | Alleen met uw toestemming voor marketingcookies: meten welke advertentie tot een aanvraag of aankoop leidde, en onze advertenties daarop afstemmen | Gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke voor het verzamelen en doorsturen; voor wat Meta er daarna zelf mee doet, is Meta dat alleen | Er gaan gebeurtenissen mee (voorproefje afgerond, account aangemaakt, intake gestart of ingediend, naar de betaalpagina, betaling met het bedrag exclusief btw), plus uw IP-adres en browsergegevens. Er gaan geen namen, e-mailadressen of antwoorden uit uw intake mee. Geeft u geen toestemming, dan wordt de pixel niet geladen en gaat er niets |
Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken aan onze accountant, aan een incassobureau of aan een advocaat als dat nodig is voor onze administratie of voor het instellen of verdedigen van een rechtsvordering, en aan toezichthouders, politie of justitie wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Deze partijen zijn geen verwerker van ons: zij hebben een eigen wettelijke of beroepsmatige verantwoordelijkheid en bepalen zelf wat zij met de gegevens doen. Zij zijn dus zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, net als Stripe in de tabel hierboven, en hun eigen privacyregels en geheimhoudingsplicht gelden daarop.
Bij een overname, fusie of overdracht van (een deel van) onze onderneming kunnen klantgegevens onderdeel zijn van de overdracht. Wij informeren u daarover vooraf, zodat u bezwaar kunt maken of uw account kunt beëindigen.
Een deel van onze dienstverleners is gevestigd in of verwerkt gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, hoofdzakelijk in de Verenigde Staten en, in het geval van Supabase, ook in Singapore. Dat geldt ook voor Meta, en die doorgifte vindt uitsluitend plaats als u toestemming gaf voor marketingcookies. Voor die doorgifte gebruiken wij de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) en, waar de partij daarvoor gecertificeerd is, het EU-VS Data Privacy Framework. Voor Singapore bestaat geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie; die doorgifte rust dus volledig op de modelcontractbepalingen, aangevuld met versleuteling tijdens transport en in opslag.
Waar dat kan, kiezen wij de Europese optie: de database waarin uw account, intake, plan en voortgang staan, draait in de EU-regio Ierland. Dat neemt niet weg dat onderliggende onderdelen, zoals logbestanden en ondersteuning, buiten de EER kunnen worden verwerkt. Supabase heeft daarvoor een gegevensoverdrachtsbeoordeling (Transfer Impact Assessment) opgesteld. Wij hebben die beoordeling zelf getoetst en overgenomen, want de verantwoordelijkheid voor de doorgifte ligt bij ons als exporteur en niet bij de leverancier. Wij kunnen hem op verzoek tonen.
Wilt u een kopie van de gebruikte waarborgen inzien, mail dan naar hallo@madvance.nl.
madvance draait grotendeels op AI. Wij vinden dat u precies moet weten wat dat betekent.
8a. Wat er naar het AI-model gaat. Voor het plan: uw intakeantwoorden, uw archetype en de opgehaalde websiteteksten. Voor de coach: uw plan, uw voortgang, uw huisstijl en de berichten in het gesprek. Voor de Content Studio: uw huisstijl, uw briefing en een uittreksel van uw plan. Voor de helpdesk: alleen uw vraag. Voor de chat op onze website: alleen uw vraag en de eerdere beurten van datzelfde gesprek, plus vaste productinformatie die wij zelf meesturen. Daar gaat geen enkel gegeven uit uw account of uw plan naartoe, ook niet als u wel klant bent.
8b. Wat er niet mee gebeurt. Onze AI-leverancier gebruikt deze zakelijke API-invoer niet om modellen te trainen. Wij gebruiken uw plan, uw gesprekken of uw content niet om onze eigen dienst te trainen, en wij delen ze niet met andere klanten.
8c. Profilering. Het archetype (4.4) is profilering: een geautomatiseerde inschatting van stijl op basis van uw antwoorden. U ziet de uitkomst en kunt hem aanpassen.
8d. Artikel 22 AVG. Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen voor u hebben of u in vergelijkbare mate treffen. Wij beoordelen u niet op kredietwaardigheid, wij weigeren of accepteren u niet op basis van een score, en de uitkomst van de AI bepaalt geen recht of verplichting. Wat de AI maakt is advies en tekst: een plan, een suggestie, een concept. U beslist wat u ermee doet.
8e. Levering zonder tussenkomst. Afhankelijk van de gekozen instelling kan uw plan volledig automatisch worden gegenereerd en beschikbaar gesteld, zonder dat een medewerker het vooraf heeft gelezen. Dat is geen besluit in de zin van artikel 22 AVG, maar wij noemen het hier expliciet omdat het relevant is voor uw verwachtingen: zie de inhoudelijke voorbehouden in onze algemene voorwaarden.
8f. AI kan fouten maken. Een taalmodel kan feiten, cijfers, namen of bronnen verkeerd weergeven, ook als de tekst overtuigend klinkt. Controleer inhoudelijke beweringen, bedragen, wettelijke eisen en claims altijd zelf voordat u ze gebruikt of publiceert.
Twee onderdelen van het platform sturen post naar mensen die geen madvance-account hebben.
9a. Reviewverzoeken. U geeft de naam en het e-mailadres op van een klant die tevreden was. Wij sturen namens u één verzoek en, als er niets gebeurt, na vijf dagen eenmalig een herinnering. De mail gaat uit vanaf ons verzendadres met uw bedrijfsnaam als afzendernaam en uw e-mailadres als antwoordadres, en bevat altijd een afmeldlink.
9b. Nieuwsbrief. U importeert uw eigen adressenlijst en verstuurt daar zelf berichten naartoe. Elke mail bevat een afmeldlink; wie zich afmeldt, wordt door ons afgemeld en krijgt van u via madvance geen bericht meer.
In beide gevallen bent u verwerkingsverantwoordelijke en wij uw verwerker. Dat betekent concreet dat u ervoor instaat dat u die mensen mag benaderen, dat u hun een privacyverklaring verschuldigd bent en dat u hun verzoeken om inzage of verwijdering afhandelt. Wij verwerken die adressen uitsluitend in uw opdracht, gebruiken ze niet voor onszelf, voegen ze niet toe aan onze eigen lijsten en verstrekken ze niet aan anderen. Bij het importeren van een lijst leggen wij vast welke bevestigingstekst u hebt aangevinkt en in welke versie.
De rest van deze paragraaf spreekt niet u als ondernemer aan, maar de ontvanger van zo'n bericht. Bent u die ontvanger, en wilt u weten waar uw gegevens vandaan komen, verwijderd worden of gecorrigeerd? Richt u dan tot de afzender: dat is de ondernemer wiens naam boven de mail staat. Komt u er niet uit, mail ons dan op hallo@madvance.nl; wij zetten uw verzoek door en schrijven u in elk geval uit.
De volledige afspraken staan in de verwerkersovereenkomst in artikel 17 van onze algemene voorwaarden.
U kunt de rechten hieronder uitoefenen door te mailen naar hallo@madvance.nl. Wij reageren binnen één maand. Is uw verzoek complex, dan mogen wij die termijn met twee maanden verlengen; wij laten u dat dan binnen de eerste maand weten. Wij kunnen om aanvullende gegevens vragen om zeker te weten dat u het bent.
Bent u het oneens met hoe wij uw verzoek behandelen, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij stellen het op prijs als u het eerst bij ons probeert.
De madvance-nieuwsbrief zet u aan en uit met de schakelaar bij Mijn account, Notificaties, of via de afmeldlink onderaan elke nieuwsbrief. Uitzetten werkt vanaf dat moment; het raakt niet wat wij eerder met uw toestemming stuurden, en ook niet de berichten over uw account of uw traject.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (art. 32 AVG). De belangrijkste:
Geen enkele dienst is honderd procent veilig. Ontdekt u een kwetsbaarheid, meld die dan aan hallo@madvance.nl en geef ons redelijke tijd om hem te verhelpen voordat u erover publiceert. Wij nemen zulke meldingen serieus en stellen ze op prijs.
Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens melden wij dat binnen 72 uur nadat wij ervan kennis hebben genomen aan de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat de inbreuk een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokkenen (art. 33 AVG). Melden is dus de regel en niet melden de uitzondering; die afweging leggen wij per geval vast. Levert de inbreuk een hoog risico op voor uw rechten en vrijheden, dan informeren wij ook u, zo snel als redelijkerwijs mogelijk (art. 34 AVG). Treft een inbreuk gegevens die wij als verwerker voor u verwerken, dan melden wij dat zonder onredelijke vertraging aan u, zodat u uw eigen meldplicht kunt nakomen.
Een paar dingen kunnen wij niet voor u oplossen, hoe goed wij de dienst ook beveiligen.
Deze punten staan ook als verplichting in onze algemene voorwaarden.
madvance is een zakelijke dienst en richt zich uitsluitend op ondernemers. Wij richten ons niet op personen onder de 16 jaar en verzamelen niet bewust hun gegevens. Denkt u dat wij toch gegevens van een minderjarige hebben, mail ons dan; wij verwijderen die dan.
Naast cookies gebruiken wij opslag in uw eigen browser (localStorage en sessionStorage) om u ingelogd te houden, uw cookiekeuze te onthouden, uw huisstijl en logo sneller te tonen en uw intake tussentijds te bewaren. Voor de opslag die noodzakelijk is om de dienst te leveren vragen wij geen toestemming; voor statistieken wel. Het volledige overzicht met bewaarduur staat in onze Cookieverklaring.
Wij passen deze verklaring aan wanneer de dienst verandert of de regels dat vragen. Bovenaan staat altijd het versienummer en de datum van de laatste wijziging. Bij een wezenlijke wijziging, bijvoorbeeld een nieuw doel of een nieuwe categorie ontvangers, informeren wij accounthouders per e-mail of via een melding in het platform. Andere wijzigingen publiceren wij hier zonder aparte aankondiging.
Eén uitzondering daarop staat in onze algemene voorwaarden: verwerken wij gegevens als verwerker voor u, bijvoorbeeld uw eigen contactenlijst, dan informeren wij u over elke nieuwe of vervangen subverwerker, ook als die binnen een bestaande categorie valt, en kunt u daartegen bezwaar maken (artikel 17.9 van de algemene voorwaarden). Voor die rol geldt de aankondigingsregel hierboven dus niet.
Vragen, verzoeken of twijfels over deze verklaring: mail hallo@madvance.nl met "privacy" in het onderwerp. U krijgt altijd antwoord van een mens.